KÄYTTÖEHDOT – LOGIFIE sp. z o.o.

1. Kuka on rekisterinpitäjä

Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on Logifie sp. z o.o., jonka kotipaikka on XXX Katowice, merkitty KRS-yritysrekisteriin (Kansallinen oikeusrekisteri): XXX, NIP: XXX, REGON: XXX (jäljempänä: "Yhtiö" tai "Rekisterinpitäjä").

Yhteystiedot: contact@logifie.com, +48 xxxxxxxx

Henkilötietoihin (GDPR) liittyvät yhteydenotot: contact@logifie.com (voi olla sama kuin yhteystietosähköposti) tai kirjeitse kotipaikan osoitteeseen merkinnällä "GDPR".

2. Mistä saamme tietosi

Voimme saada tietosi:

• suoraan sinulta (esim. lomakkeella, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksella, rekrytoinnissa),
• muilta tahoilta (esim. asiakkaaltamme/vastapuoleltamme, lähettäjältä/vastaanottajalta, alihankkijalta) – erityisesti kun olet yhteyshenkilö tilausten toteuttamisessa.

Tiedonantovelvollisuuden laajuus riippuu siitä, olemmeko keränneet tiedot suoraan sinulta (GDPR 13 art.) vai muusta lähteestä (GDPR 14 art.).

3. Mitä tietoja käsittelemme

Tapauksesta riippuen voimme käsitellä muun muassa:

• tunniste- ja yhteystiedot (nimi, sukunimi, yrityksen sähköposti/puhelin),
• yritystiedot (yrityksen nimi, asema, osoite, NIP – jos sovellettavissa),
• kirjeenvaihdon ja kaupallisten/operatiivisten sopimusten sisältö,
• kuljetus- ja laskutusasiakirjoissa olevat tiedot (esim. CMR/POD, laskut) siltä osin kuin ne sisältävät henkilötietoja,
• jos sovellettavissa: turvallisuuden ja tilitysten kannalta tarpeelliset tiedot (esim. alustan pääsytiedot, kuljettajien/alihankkijoiden tunnisteet, tiedot track&trace-järjestelmistä koskien tiloja ja tapahtumia).

4. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme tietoja

A. Yhteydenotto ja tarjouspyynnöt (mukaan lukien yhteydenottolomake)

Tarkoitus: yhteydenottolomakkeella, sähköpostitse tai puhelimitse lähetettyjen kyselyjen käsittely, tarjouksen valmistelu, yhteydenpito ja kirjeenvaihdon käyminen.

Peruste: GDPR 6(1)(b) art. (toimet ennen sopimuksen tekemistä) ja/tai GDPR 6(1)(f) art. (Rekisterinpitäjän oikeutettu etu – viestintä ja asioiden hoitaminen).

Tietojen laajuus: nimi ja sukunimi (jos annettu), sähköposti, puhelinnumero (jos annettu), yritys (jos annettu), viestin sisältö ja lomakkeen lähettämiseen liittyvät tekniset tiedot (esim. lähetyspäivä ja -aika).

Kesto: asian käsittelyn ajan ja sen jälkeen vaateiden puolustamiseksi tarvittavan ajan.

B. Sopimusten/tilausten tekeminen ja täytäntöönpano (kuljetus/huolinta)

Tarkoitus: palvelujen tarjoaminen, kuljetuksen järjestäminen, operatiivinen yhteys, tilitykset, valitusten käsittely.

Peruste: GDPR 6(1)(b) art. (sopimus) ja GDPR 6(1)(c) art. (lakisääteiset velvoitteet) ja/tai GDPR 6(1)(f) art. (oikeutettu etu – tehokas täytäntöönpano ja turvallisuus).

C. Kirjanpito, verot ja lakisääteiset velvoitteet

Tarkoitus: kirjanpitoasiakirjojen/tilitysten laatiminen ja säilytys, valitusten käsittely määräysten mukaisesti.

Peruste: GDPR 6(1)(c) art. (lakisääteinen velvoite).

D. Vaateet ja turvallisuus

Tarkoitus: vaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen, petosten torjunta, tietoturvan varmistaminen.

Peruste: GDPR 6(1)(f) art. (oikeutettu etu).

E. B2B Markkinointi

Tarkoitus: Yhtiön palvelujen suoramarkkinointi liikesuhteissa.

Peruste: GDPR 6(1)(f) art. (oikeutettu etu) tai GDPR 6(1)(a) art. (suostumus), jos vaaditaan tietyssä kanavassa.

F. Rekrytointi

Tarkoitus: rekrytoinnin suorittaminen ja yhteydenotto ehdokkaaseen.

Peruste: GDPR 6(1)(b) art. (toimet ennen sopimuksen tekemistä) ja GDPR 6(1)(a) art. (suostumus – jos annat enemmän tietoja kuin vaaditaan tai suostumus tuleviin rekrytointeihin).

5. Onko tietojen antaminen pakollista

Tietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta:

• ilman yhteystietoja emme voi vastata kyselyyn,
• ilman sopimuksen/tilauksen kannalta tarpeellisia tietoja emme voi tehdä tai toteuttaa sitä.

6. Kenelle voimme luovuttaa tietoja (vastaanottajat)

Tietoja voidaan siirtää:

• IT-palveluntarjoajille (hosting, sähköposti, verkkosivuston ylläpito, käyttö-/kirjanpito-/TMS-järjestelmät),
• kirjanpitotoimistolle, pankeille ja maksunvälittäjille,
• vakuutusyhtiöille, asianajotoimistoille ja neuvonantajille (esim. vahinkojen/vaateiden tapauksessa),
• alihankkijoille (esim. kuljetusliikkeet) jos tarpeen palvelun suorittamiseksi,
• viranomaisille – kun laki sitä vaatii.

7. Tietojen siirto ETA:n ulkopuolelle

Jos käytämme toimittajia, joiden käsittelyyn liittyy tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle, sovellamme GDPR:n mukaisia mekanismia, erityisesti vakiosopimuslausekkeita (SCC).

8. Kuinka kauan säilytämme tietoja

Säilytämme tietoja:

• kyselyn käsittelyn ja kirjeenvaihdon ajan,
• sopimuksen/tilauksen täytäntöönpanon ja tilitysten ajan,
• sen jälkeen lainsäädännön edellyttämän ajan (esim. kirjanpito/vero) ja/tai kunnes vaateiden vanhentumisajat umpeutuvat,
• markkinointisuostumuksen tapauksessa – kunnes se peruutetaan tai tehdään tehokas vastustaminen (perusteesta riippuen).

9. Oikeutesi

Sinulla on oikeus: saada pääsy tietoihin, oikaista, poistaa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot (kun sovellettavissa), vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja peruuttaa suostumus (jos käsittelemme suostumuksen perusteella).

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Puolassa: Henkilötietosuojaviraston puheenjohtaja (PUODO).

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Yhtiö ei pääsääntöisesti tee sinua koskevia päätöksiä yksinomaan automaattisesti tavalla, jolla on oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun merkittävästi vastaavalla tavalla.

Jos sovellettavissa markkinointityökaluihin/evästeisiin: profilointia voi esiintyä analyyttisten/markkinointityökalujen puitteissa – yksityiskohdat on kuvattu Evästekäytännössä.

OSA II – VERKKOSIVUSTO, EVÄSTEET, SOSIAALINEN MEDIA

11. Verkkosivuston vierailijoiden tiedot (lokit, turvallisuus)

Tarkoitus: verkkosivuston toiminnan varmistaminen, turvallisuus, tekniset tilastot, palvelun kehittäminen.

Peruste: GDPR 6(1)(f) art.

Laajuus: IP, selain-/laitetiedot, palvelinlokit.

12. Evästeet ja vastaavat tekniikat

Verkkosivusto voi käyttää evästeitä ja vastaavia tekniikoita:

• toiminnan kannalta välttämättömiä,
• analyyttisiä/tilastollisia,
• markkinointi (jos toteutettu ja annat suostumuksesi).

Yksityiskohdat on julkaistu Logifien Evästekäytännössä: cookies.

13. Sosiaalinen Media

Logifie sp. z o.o. ylläpitää profiileja sosiaalisessa mediassa. Niiden hallinnan yhteydessä voimme käsitellä tietoja käyttäjistä, jotka ovat vuorovaikutuksessa profiiliemme kanssa (esim. kommenttien, reaktioiden, yksityisviestien kautta) seuraaviin tarkoituksiin:

• viestintä ja kyselyjen käsittely,
• profiilin hallinta ja tiedottaminen Yhtiön toiminnasta ja palveluista.

Sosiaalisten alustojen tarjoajat ovat erillisiä rekisterinpitäjiä (ja voivat tietyiltä osin toimia yhteisrekisterinpitäjinä, esim. sivustotilastojen osalta). Yksityiskohtaiset tiedot tietojenkäsittelystä löytyvät näiden alustojen tietosuojakäytännöistä.

OSA III – TIEDOT KULJETUS- JA HUOLINTATOIMINNASSA

14. Yhteyshenkilöt asiakkailla/vastapuolilla

Tarkoitus: jatkuva viestintä, sopimuksen täytäntöönpano, operatiiviset järjestelyt, tilitykset, valitusten käsittely.

Peruste: GDPR 6(1)(b) ja f art.

15. Kuljetusasiakirjoissa mainitut henkilöt (esim. lastaus/purku)

Tarkoitus: kuljetuksen järjestäminen ja toteuttaminen, vastaanoton/toimituksen vahvistaminen, operatiivinen yhteys.

Peruste: GDPR 6(1)(b) ja f art.

16. Alihankkijat ja kuljettajat (jos sovellettavissa)

Tarkoitus: yhteistyön järjestäminen, palvelujen suorittamiseen vaadittavien pätevyyksien tarkistaminen, tilitykset, turvallisuus.

Peruste: GDPR 6(1)(b), c ja/tai f art. (tilanteesta riippuen).

17. Tietoturva

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä (mukaan lukien pääsynvalvonta, valtuudet, varmuuskopiot, päivitykset, toimittajien tarkistaminen) suojataksemme tietoja katoamiselta, luvattomalta käytöltä ja loukkauksilta.

18. Muutokset käytäntöön

Voimme päivittää Käyttöehtoja, jos prosesseissa, työkaluissa tai määräyksissä tapahtuu muutoksia. Nykyinen versio julkaistaan verkkosivustolla.

19. Yhteystiedot

Henkilötietojen suojaan liittyvissä asioissa ota yhteyttä: contact@logifie.com.