TERMINI E CONDIZIONI – LOGIFIE sp. z o.o.

1. Chi è il titolare del trattamento dei dati

L'amministratore dei tuoi dati personali è Logifie sp. z o.o. con sede legale in XXX Katowice, iscritta al Registro degli Imprenditori del Registro Giudiziario Nazionale (KRS): XXX, NIP: XXX, REGON: XXX (di seguito: "Società" o "Amministratore").

Contatto: contact@logifie.com, +48 xxxxxxxx

Contatto relativo ai dati personali (GDPR): contact@logifie.com (può essere lo stesso dell'e-mail di contatto) o per lettera all'indirizzo della sede legale con la nota "GDPR".

2. Da dove otteniamo i tuoi dati

Possiamo ottenere i tuoi dati:

• direttamente da te (ad esempio tramite modulo, e-mail, telefono, contratto, reclutamento),
• da altri soggetti (ad esempio dal nostro cliente/controparte, mittente/destinatario, subappaltatore) – in particolare quando sei una persona di contatto per l'esecuzione degli ordini.

L'ambito dell'obbligo di informazione dipende dal fatto se abbiamo raccolto i dati direttamente da te (Art. 13 GDPR) o da un'altra fonte (Art. 14 GDPR).

3. Quali dati trattiamo

A seconda del caso, possiamo trattare, tra gli altri:

• dati identificativi e di contatto (nome, cognome, e-mail/telefono aziendale),
• dati aziendali (nome dell'azienda, posizione, indirizzo, NIP – se applicabile),
• contenuto della corrispondenza e accordi commerciali/operativi,
• dati nei documenti di trasporto e fatturazione (ad esempio CMR/POD, fatture) nella misura in cui contengono dati personali,
• se applicabile: dati necessari per la sicurezza e i regolamenti (ad esempio dati di accesso alla piattaforma, identificatori di autisti/subappaltatori, dati dai sistemi track&trace su stati ed eventi).

4. Per quali scopi e su quale base trattiamo i dati

A. Contatto e richieste di preventivo (incluso modulo di contatto)

Scopo: gestione delle richieste inviate tramite modulo di contatto, e-mail o telefono, preparazione di un'offerta, contatto e conduzione della corrispondenza.

Base: Art. 6(1)(b) GDPR (azioni prima della conclusione di un contratto) e/o Art. 6(1)(f) GDPR (legittimo interesse dell'Amministratore – comunicazione e gestione delle pratiche).

Ambito dei dati: nome e cognome (se forniti), e-mail, numero di telefono (se fornito), azienda (se fornita), contenuto del messaggio e dati tecnici relativi all'invio del modulo (ad esempio data e ora di invio).

Periodo: per la durata della gestione della pratica e poi per il periodo necessario per difendere i reclami.

B. Conclusione ed esecuzione di contratti/ordini (trasporto/spedizione)

Scopo: fornitura di servizi, organizzazione del trasporto, contatto operativo, regolamenti, gestione dei reclami.

Base: Art. 6(1)(b) GDPR (contratto) e Art. 6(1)(c) GDPR (obblighi legali) e/o Art. 6(1)(f) GDPR (legittimo interesse – attuazione efficiente e sicurezza).

C. Contabilità, tasse e obblighi legali

Scopo: emissione e conservazione di documenti contabili/regolamenti, gestione dei reclami in conformità con le normative.

Base: Art. 6(1)(c) GDPR (obbligo legale).

D. Reclami e sicurezza

Scopo: accertamento, esercizio o difesa di reclami, prevenzione delle frodi, garanzia della sicurezza delle informazioni.

Base: Art. 6(1)(f) GDPR (legittimo interesse).

E. Marketing B2B

Scopo: marketing diretto dei servizi della Società nelle relazioni commerciali.

Base: Art. 6(1)(f) GDPR (legittimo interesse) o Art. 6(1)(a) GDPR (consenso), se richiesto in un determinato canale.

F. Reclutamento

Scopo: svolgimento del reclutamento e contatto con il candidato.

Base: Art. 6(1)(b) GDPR (azioni prima della conclusione di un contratto) e Art. 6(1)(a) GDPR (consenso – se fornisci dati che superano quelli richiesti o consenso per futuri reclutamenti).

5. Il conferimento dei dati è obbligatorio

Il conferimento dei dati è facoltativo, ma:

• senza dati di contatto non saremo in grado di rispondere alla richiesta,
• senza dati necessari per il contratto/ordine, non saremo in grado di concluderlo o eseguirlo.

6. A chi possiamo divulgare i dati (destinatari)

I dati possono essere trasferiti a:

• fornitori di servizi IT (hosting, e-mail, manutenzione del sito web, sistemi operativi/contabili/TMS),
• ufficio contabile, banche e operatori di pagamento,
• assicuratori, studi legali e consulenti (ad esempio in caso di danni/reclami),
• subappaltatori (ad esempio trasportatori) se necessario per eseguire il servizio,
• autorità pubbliche – quando richiesto dalla legge.

7. Trasferimento dei dati al di fuori dello SEE

Se utilizziamo fornitori il cui trattamento comporta il trasferimento di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, applichiamo meccanismi conformi al GDPR, in particolare Clausole Contrattuali Standard (SCC).

8. Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati:

• per la durata della gestione della richiesta e della corrispondenza,
• per il periodo di esecuzione del contratto/ordine e dei regolamenti,
• poi per il periodo richiesto dalle normative (ad esempio contabili/fiscali) e/o fino alla scadenza dei termini di prescrizione dei reclami,
• nel caso di consenso al marketing – fino a quando non viene revocato o c'è un'obiezione effettiva (a seconda della base).

9. I tuoi diritti

Hai diritto a: accesso ai dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati (ove applicabile), opposizione al trattamento basato su legittimo interesse e revoca del consenso (se trattiamo in base al consenso).

Hai anche il diritto di presentare un reclamo a un'autorità di controllo. In Polonia: Presidente dell'Ufficio per la Protezione dei Dati Personali (PUODO).

10. Processo decisionale automatizzato e profilazione

La Società, di regola, non prende decisioni nei tuoi confronti in modo esclusivamente automatizzato che producano effetti giuridici o ti influenzino significativamente in modo simile.

Se applicabile a strumenti di marketing/cookie: la profilazione può avvenire nell'ambito di strumenti analitici/di marketing – i dettagli sono descritti nella Politica sui Cookie.

PARTE II – SITO WEB, COOKIE, SOCIAL MEDIA

11. Dati dei visitatori del sito (log, sicurezza)

Scopo: garantire il funzionamento del sito, sicurezza, statistiche tecniche, sviluppo del servizio.

Base: Art. 6(1)(f) GDPR.

Ambito: IP, dati del browser/dispositivo, log del server.

12. Cookie e tecnologie simili

Il sito web può utilizzare cookie e tecnologie simili:

• necessari per il funzionamento,
• analitici/statistici,
• marketing (se implementati e dai il tuo consenso).

I dettagli sono pubblicati nella Politica sui Cookie di Logifie: cookies.

13. Social Media

Logifie sp. z o.o. gestisce profili sui social media. In relazione alla loro gestione, possiamo trattare i dati degli utenti che interagiscono con i nostri profili (ad esempio tramite commenti, reazioni, messaggi privati) allo scopo di:

• comunicazione e gestione delle richieste,
• gestione del profilo e informazione sulle attività e i servizi della Società.

I fornitori di piattaforme social sono titolari del trattamento separati (e in certi ambiti possono agire come contitolari, ad esempio in relazione alle statistiche della pagina). Informazioni dettagliate sul trattamento dei dati possono essere trovate nelle politiche sulla privacy di queste piattaforme.

PARTE III – DATI NELLE ATTIVITÀ DI TRASPORTO E SPEDIZIONE

14. Persone di contatto presso clienti/controparti

Scopo: comunicazione continua, esecuzione del contratto, accordi operativi, regolamenti, gestione dei reclami.

Base: Art. 6(1)(b) e f GDPR.

15. Persone indicate nei documenti di trasporto (ad esempio carico/scarico)

Scopo: organizzazione e attuazione del trasporto, conferma di ricezione/consegna, contatto operativo.

Base: Art. 6(1)(b) e f GDPR.

16. Subappaltatori e autisti (se applicabile)

Scopo: organizzazione della cooperazione, verifica delle abilitazioni necessarie per eseguire i servizi, regolamenti, sicurezza.

Base: Art. 6(1)(b), c e/o f GDPR (a seconda della situazione).

17. Sicurezza dei dati

Applichiamo misure tecniche e organizzative adeguate (tra cui controllo degli accessi, autorizzazioni, backup, aggiornamenti, verifica dei fornitori) per proteggere i dati dalla perdita, dall'accesso non autorizzato e dalle violazioni.

18. Modifiche alla Politica

Possiamo aggiornare i Termini e Condizioni in caso di modifiche ai processi, agli strumenti o alle normative. La versione attuale è pubblicata sul sito web.

19. Contatto

Per questioni relative alla protezione dei dati personali, si prega di contattare: contact@logifie.com.