VILKÅR OG BETINGELSER – LOGIFIE sp. z o.o.

1. Hvem er behandlingsansvarlig

Administratoren av dine personopplysninger er Logifie sp. z o.o. med forretningsadresse i XXX Katowice, innført i Foretaksregisteret ved Det Nasjonale Rettsregisteret (KRS): XXX, NIP: XXX, REGON: XXX (heretter: "Selskapet" eller "Administrator").

Kontakt: contact@logifie.com, +48 xxxxxxxx

Kontakt vedrørende personopplysninger (GDPR): contact@logifie.com (kan være samme som kontakt-e-post) eller per brev til forretningsadressen merket "GDPR".

2. Hvor henter vi dine data fra

Vi kan få dine data:

• direkte fra deg (f.eks. via skjema, e-post, telefon, kontrakt, rekruttering),
• fra andre enheter (f.eks. fra vår kunde/motpart, avsender/mottaker, underleverandør) – spesielt når du er en kontaktperson for gjennomføring av bestillinger.

Omfanget av informasjonsplikten avhenger av om vi har samlet inn dataene direkte fra deg (Art. 13 GDPR) eller fra en annen kilde (Art. 14 GDPR).

3. Hvilke data vi behandler

Avhengig av saken kan vi behandle blant annet:

• identifikasjons- og kontaktopplysninger (navn, etternavn, firma e-post/telefon),
• firmadata (firmanavn, stilling, adresse, NIP – hvis aktuelt),
• innhold i korrespondanse og forretningsmessige/operative avtaler,
• data i transport- og faktureringsdokumenter (f.eks. CMR/POD, fakturaer) i den grad de inneholder personopplysninger,
• hvis aktuelt: data som er nødvendig for sikkerhet og oppgjør (f.eks. tilgangsdata til plattformen, identifikatorer for sjåfører/underleverandører, data fra sporingssystemer om statuser og hendelser).

4. Til hvilke formål og på hvilket grunnlag behandler vi data

A. Kontakt og tilbudsforespørsler (inkludert kontaktskjema)

Formål: håndtering av henvendelser sendt via kontaktskjema, e-post eller telefon, utarbeidelse av tilbud, kontakt og gjennomføring av korrespondanse.

Grunnlag: Art. 6(1)(b) GDPR (handlinger før inngåelse av kontrakt) og/eller Art. 6(1)(f) GDPR (Administratorens legitime interesse – kommunikasjon og saksbehandling).

Dataomfang: navn og etternavn (hvis oppgitt), e-post, telefonnummer (hvis oppgitt), firma (hvis oppgitt), innholdet i meldingen og tekniske data knyttet til sending av skjemaet (f.eks. dato og klokkeslett for sending).

Periode: i løpet av saksbehandlingstiden og deretter i perioden som er nødvendig for å forsvare krav.

B. Inngåelse og gjennomføring av kontrakter/bestillinger (transport/spedisjon)

Formål: levering av tjenester, organisering av transport, operativ kontakt, oppgjør, klagebehandling.

Grunnlag: Art. 6(1)(b) GDPR (kontrakt) og Art. 6(1)(c) GDPR (juridiske forpliktelser) og/eller Art. 6(1)(f) GDPR (legitim interesse – effektiv gjennomføring og sikkerhet).

C. Regnskap, skatt og juridiske forpliktelser

Formål: utstedelse og lagring av regnskapsbilag/oppgjør, klagebehandling i samsvar med forskrifter.

Grunnlag: Art. 6(1)(c) GDPR (juridisk forpliktelse).

D. Krav og sikkerhet

Formål: fastsettelse, utøvelse eller forsvar av krav, svindelforebygging, sikring av informasjonssikkerhet.

Grunnlag: Art. 6(1)(f) GDPR (legitim interesse).

E. B2B Markedsføring

Formål: direkte markedsføring av Selskapets tjenester i forretningsforhold.

Grunnlag: Art. 6(1)(f) GDPR (legitim interesse) eller Art. 6(1)(a) GDPR (samtykke), hvis påkrevd i en bestemt kanal.

F. Rekruttering

Formål: gjennomføring av rekruttering og kontakt med kandidaten.

Grunnlag: Art. 6(1)(b) GDPR (handlinger før inngåelse av kontrakt) og Art. 6(1)(a) GDPR (samtykke – hvis du oppgir flere opplysninger enn nødvendig eller samtykke for fremtidige rekrutteringer).

5. Er det obligatorisk å oppgi data

Å oppgi data er frivillig, men:

• uten kontaktopplysninger kan vi ikke svare på henvendelsen,
• uten data som er nødvendig for kontrakten/bestillingen, kan vi ikke inngå eller gjennomføre den.

6. Hvem kan vi utlevere data til (mottakere)

Data kan overføres til:

• IT-tjenesteleverandører (hosting, e-post, vedlikehold av nettsider, drifts-/regnskaps-/TMS-systemer),
• regnskapskontor, banker og betalingsformidlere,
• forsikringsselskaper, advokatfirmaer og rådgivere (f.eks. ved skader/krav),
• underleverandører (f.eks. transportører) hvis nødvendig for å utføre tjenesten,
• offentlige myndigheter – når det kreves ved lov.

7. Overføring av data utenfor EØS

Hvis vi bruker leverandører hvis behandling innebærer overføring av data utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområde, bruker vi mekanismer som er i samsvar med GDPR, spesielt Standardkontraktsklausuler (SCC).

8. Hvor lenge lagrer vi data

Vi lagrer data:

• i løpet av behandlingstiden for henvendelsen og korrespondansen,
• i perioden for gjennomføring av kontrakten/bestillingen og oppgjør,
• deretter i perioden som kreves av forskrifter (f.eks. regnskap/skatt) og/eller til foreldelsesfrister for krav utløper,
• ved markedsføringssamtykke – til det trekkes tilbake eller det foreligger en effektiv innsigelse (avhengig av grunnlaget).

9. Dine rettigheter

Du har rett til: innsyn i data, retting, sletting, begrensning av behandling, dataportabilitet (når aktuelt), innsigelse mot behandling basert på legitim interesse og tilbaketrekking av samtykke (hvis vi behandler basert på samtykke).

Du har også rett til å klage til en tilsynsmyndighet. I Polen: Presidenten for Kontoret for beskyttelse av personopplysninger (PUODO).

10. Automatisert beslutningstaking og profilering

Selskapet tar som hovedregel ikke beslutninger overfor deg på en utelukkende automatisert måte som gir rettsvirkninger eller påvirker deg vesentlig på lignende måte.

Hvis aktuelt for markedsføringsverktøy/cookies: profilering kan forekomme innenfor rammen av analyse-/markedsføringsverktøy – detaljer er beskrevet i Cookiepolicyen.

DEL II – NETTSTED, COOKIES, SOSIALE MEDIER

11. Data om besøkende på nettstedet (logger, sikkerhet)

Formål: sikre nettstedets funksjon, sikkerhet, teknisk statistikk, tjenesteutvikling.

Grunnlag: Art. 6(1)(f) GDPR.

Omfang: IP, nettleser-/enhetsdata, serverlogger.

12. Cookies og lignende teknologier

Nettstedet kan bruke cookies og lignende teknologier:

• nødvendige for funksjon,
• analytiske/statistiske,
• markedsføring (hvis implementert og du gir samtykke).

Detaljer publiseres i Logifies Cookiepolicy: cookies.

13. Sosiale Medier

Logifie sp. z o.o. administrerer profiler i sosiale medier. I forbindelse med håndteringen av disse kan vi behandle data om brukere som samhandler med våre profiler (f.eks. gjennom kommentarer, reaksjoner, private meldinger) for følgende formål:

• kommunikasjon og håndtering av henvendelser,
• profiladministrasjon og informasjon om Selskapets aktiviteter og tjenester.

Leverandører av sosiale plattformer er separate behandlingsansvarlige (og kan i visse tilfeller opptre som felles behandlingsansvarlige, f.eks. angående sidestatistikk). Detaljert informasjon om databehandling finnes i disse plattformenes personvernerklæringer.

DEL III – DATA I TRANSPORT- OG SPEDISJONSVIRKSOMHET

14. Kontaktpersoner hos kunder/motparter

Formål: løpende kommunikasjon, gjennomføring av kontrakten, operative avtaler, oppgjør, klagebehandling.

Grunnlag: Art. 6(1)(b) og f GDPR.

15. Personer angitt i transportdokumenter (f.eks. lasting/lossing)

Formål: organisering og gjennomføring av transport, bekreftelse på mottak/levering, operativ kontakt.

Grunnlag: Art. 6(1)(b) og f GDPR.

16. Underleverandører og sjåfører (hvis aktuelt)

Formål: organisering av samarbeid, verifisering av kvalifikasjoner som kreves for å utføre tjenestene, oppgjør, sikkerhet.

Grunnlag: Art. 6(1)(b), c og/eller f GDPR (avhengig av situasjonen).

17. Datasikkerhet

Vi bruker passende tekniske og organisatoriske tiltak (inkludert tilgangskontroll, autorisasjoner, sikkerhetskopier, oppdateringer, leverandørverifisering) for å beskytte data mot tap, uautorisert tilgang og brudd.

18. Endringer i Policyen

Vi kan oppdatere Vilkårene ved endringer i prosesser, verktøy eller forskrifter. Den gjeldende versjonen publiseres på nettstedet.

19. Kontakt

For spørsmål om beskyttelse av personopplysninger, vennligst kontakt: contact@logifie.com.